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N’ayez pas peur : échangez!

Échangez-vous vos listes de donateurs avec d’autres OSBL?

Si vous ne le faites pas, vous vous privez d’une excellente occasion d’améliorer vos campagnes de collecte de fonds par publipostage.

Si vous n’êtes pas familier avec la notion d’échange de liste, c’est la pratique qui consiste à échanger les listes de donateurs et/ou de membres avec d’autres organismes de bienfaisance, ou d’autres OSBL, afin qu’elles soient utilisées lors de publipostages. L’organisme A adresse une lettre de sollicitation aux donateurs de l’organisme B et vice-versa — chacun espérant acquérir de nouveaux cotisants en ciblant des personnes dont on sait qu’elles soutiennent certaines causes.

Beaucoup d’organismes hésitent à échanger leur liste : ils craignent de perturber leurs donateurs ou ils s’inquiètent d’enjeux juridiques et de la sécurité de leurs données. Bien que ce soient des craintes raisonnables, il est tout à fait possible d’échanger des listes d’une façon sécuritaire, éthique, légale et respectueuse de la vie privée des donateurs.

En quoi l’échange de listes est-il avantageux?

D’abord, c’est gratuit! Plutôt que de dépenser pour louer des listes (qui souvent sont de moindre qualité en termes de donateurs), vous entrez  dans un système de troc mutuellement avantageux, avec des organismes similaires au vôtre. En travaillant de concert, chacun des organismes peut acquérir des nouveaux donateurs, et pourra réduire ses coûts de publipostage par rapport à ce qu’il paierait dans le cadre d’une location de liste. (Il est à noter que quelques courtiers ont commencé à réclamer des frais de mise en route pour l’échange de listes, mais dans la grande majorité des cas, il n’y a pas de frais impliqués.)

Deuxièmement, ça marche. Des publipostages adressés à des personnes qui appuient une cause en particulier généreront un ratio de réponses plus élevé que ceux qui utilisent une liste commerciale de location, dont les répondants ne partagent pas nécessairement les mêmes intérêts ou les mêmes valeurs. Selon notre expérience, les personnes qui donnent à des œuvres de bienfaisance par la poste ont tendance à donner à plus d’un organisme. Et nous avons eu beaucoup de succès en aidant des clients à faire progresser leur cause en échangeant des listes avec d’autres organismes partageant des causes similaires.

Comment ça fonctionne ?

Les échanges se font habituellement sur la base du un pour un. En d’autres termes, si l’organisme A fournit à l’organisme B un certain nombre de noms et d’adresses, il s’attend à en recevoir le même nombre en retour. Si votre organisme n’a qu’une petite liste, il est possible en général de fournir le nombre de noms dus en plusieurs fois, la réciprocité n’a pas à être immédiate. Si vous êtes un petit OSBL ne présumez pas que l’échange se limite aux organismes de même taille : les organismes qui ont un programme dynamique d’acquisition de donateurs sont toujours à l’affût de nouvelles listes.

Les noms sont échangés pour une utilisation unique, et une date exacte est fixée pour éviter les conflits d’envois postaux. La norme de l’industrie est d’éviter de faire un envoi postal dans les trois jours de celui de l’organisme dont vous avez obtenu la liste, ce qui vous laisse une bonne marge de manœuvre.

Les organismes impliqués dans un échange de liste s’entendent sur des critères de sélection des noms, mais ce qui se fait le plus fréquemment est de demander des noms de personnes qui ont fait un don dans les derniers 12 à 18 mois. Vous n’avez pas à inclure les noms de tous vos donateurs dans votre « fichier d’échange », et il est fréquent de ne pas y inclure les noms de vos meilleurs donateurs ou ceux de vos donateurs mensuels.

Certains organismes s’occupent des échanges et de la réciprocité eux-mêmes, mais il existe aussi des courtiers professionnels et des gestionnaires de listes (notamment Stratcom) qui peuvent vous aider lors de ce processus souvent fastidieux. Que vous ayez recours à ces services, ou que vous le fassiez vous-même, vous devez vous assurer que toutes les règles et les normes soient suivies pour que les échanges soient faits d’une manière responsable.

Les échanges sont-ils conformes aux lois sur la protection de la vie privée?

Oui. Les lois provinciale et fédérale sur la protection de la vie privée vous obligent à offrir à vos donateurs la possibilité de ne pas avoir leur nom sur une liste d’échange, et ce, au moins une fois par année. Cette possibilité leur est généralement offerte lors de l’envoi postal du « renouvellement », et sous la forme d’une case à cocher : « refus » ou « ne pas échanger ». Après avoir offert cette option à vos donateurs, assurez-vous que le nom de ceux qui l’ont exercée est retiré de votre liste d’échange. Si votre politique de confidentialité interne le permet, il est légal d’échanger les noms et adresses de vos donateurs qui n’ont pas exercé l’option de refus. La législation sur la protection de la vie privée étant en constante évolution, il est important que vous vous gardiez à jour et que vous vous assuriez que vos listes d’échange soient conformes.

Comment sécuriser vos données?

Vos données se limitent au nom et à l’adresse — informations qu’on peut facilement retrouver dans l’annuaire :  elles ne mentionnent ni historique des dons, ni renseignements de nature délicate. Afin d’échanger les listes sans danger, assurez-vous que le destinataire de vos envois possède un réseau interne sécurisé ou un site FTP (protocole de transfert de fichier), préférablement avec un mot de passe pour chaque interlocuteur. Et vous devriez envoyer votre liste d’échange seulement à un courtier professionnel, à un gestionnaire de liste ou à un centre de données qui ont des protocoles sérieux de sécurité et de protection des données, et pas directement à un autre organisme sans but lucratif.

Les avantages de l’échange de listes entre OSBL et/ou organismes de bienfaisance sont considérables et le processus peut être effectué de façon sécuritaire et responsable. Si donc l’échange de listes ne fait pas encore partie des stratégies de votre programme d’acquisition, vous devriez l’essayer et constater vous-même la différence dans les résultats de vos publipostages.

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